AZAV-Audit vorbereiten – die Checkliste für Bildungsträger
Das Überwachungsaudit ist kein Formalakt. Die fachkundige Stelle (FKS) prüft jedes Jahr, ob Sie die Voraussetzungen Ihrer Trägerzulassung weiterhin erfüllen. Wer erst zwei Wochen vorher anfängt, Unterlagen zusammenzusuchen, sammelt Abweichungen. Mit sechs Wochen Vorlauf und einer klaren Reihenfolge wird das Audit planbar.
Was die fachkundige Stelle prüft
Grundlage sind § 178 SGB III und § 2 AZAV. Der Auditor schaut auf fünf Bereiche:
- Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit: aktuelle Finanzunterlagen, Unbedenklichkeitsbescheinigungen, Organisation und Standorte.
- Personal: Qualifikation, Berufserfahrung und Fortbildung von Leitung, Lehr- und Fachkräften, auch bei Honorarkräften.
- Qualitätssicherung: gelenkte Dokumente, messbare Ziele, interne Audits, Managementbewertung, Teilnehmerbefragung, Beschwerden.
- Eingliederung: eigene Bemühungen um die Vermittlung und belegte Verbleibs- bzw. Eingliederungsquoten.
- Teilnehmerbedingungen: Verträge mit angemessenen Rücktritts- und Kündigungsregeln.
Dazu kommt eine Stichprobe Ihrer Maßnahmen: Stimmen Lehrplan, Dauer und Kosten mit der zugelassenen Fassung überein?
Sechs Wochen bis zum Audit
- Woche 6: Abweichungen und Empfehlungen aus dem letzten Bericht holen. Jede Korrekturmaßnahme braucht einen Nachweis, dass sie wirkt, nicht nur, dass sie umgesetzt wurde.
- Woche 5: Internes Audit durchführen, idealerweise durch jemanden, der den Bereich nicht selbst verantwortet.
- Woche 4: Managementbewertung schreiben. Pflichteingaben sind Zielerreichung, Auditergebnisse, Teilnehmerfeedback, Beschwerden und Ressourcen.
- Woche 3: Zehn Teilnehmerakten zufällig ziehen und gegen die Pflichtdokumente prüfen (siehe Ratgeber zur Teilnehmerakte).
- Woche 2: Personalakten und Unbedenklichkeitsbescheinigungen aktualisieren; Bescheinigungen sollten nicht älter als drei Monate sein.
- Woche 1: Auditplan mit der FKS abstimmen, Ansprechpartner je Bereich benennen, Unterlagen digital bereitstellen.
Die häufigsten Abweichungen
- Korrekturmaßnahmen aus dem Vorjahr ohne Wirksamkeitsprüfung.
- Fehlzeiten, die nicht oder zu spät an Agentur oder Jobcenter gemeldet wurden.
- Qualifikationsnachweise für Honorarkräfte fehlen.
- Verbleib nach Maßnahmeende nicht erhoben, Eingliederungsquote nur geschätzt.
- Lehrplan im Unterricht weicht von der zugelassenen Fassung ab, ohne dass die Änderung angezeigt wurde.
- QM-Dokumente ohne Version und Freigabedatum.
Neu seit Juli 2026: B-DKS prüfen
Die Bundesagentur für Arbeit hat neue Bundesdurchschnittskostensätze veröffentlicht. Sie gelten für Anträge ab dem 1. Juli 2026 bis zum 30. Juni 2028. Für Aktivierungsmaßnahmen nach § 45 SGB III sind die Sätze meist um 5,6 bis 13,4 Prozent gestiegen (Quelle: Der Paritätische). Wer Maßnahmen neu zulässt oder ändert, sollte seine Kalkulation gegen die neuen Tabellen legen.
Weiterlesen
- AZAV-Zertifizierung – Anforderungen, Ablauf und Kosten
- Die Teilnehmerakte nach AZAV – was hineingehört und warum
- Funktion: Prüfmappe für den Prüfdienst
Quellen
- Der Paritätische: Neue Bundesdurchschnittskostensätze für Arbeitsfördermaßnahmen
- BA: B-DKS für Maßnahmen der beruflichen Weiterbildung 2026
- BA: B-DKS für Maßnahmen zur Aktivierung und beruflichen Eingliederung 2026
- Weiterbildung Hamburg e.V.: Stellungnahme zu FernUSG und AZAV
- § 178 SGB III
- § 179 SGB III
- §§ 2–5 AZAV