Die Teilnehmerakte nach AZAV – was hineingehört und warum
Im Audit zieht der Auditor Stichproben. Er will an einzelnen Teilnehmenden sehen, dass Ihre Prozesse gelebt werden: von der Beratung vor Eintritt bis zum Verbleib danach. Eine lückenlose Teilnehmerakte ist deshalb der schnellste Weg durchs Audit und gleichzeitig Ihr Nachweis gegenüber Agentur und Jobcenter.
Pflichtinhalte entlang des Teilnahmeverlaufs
| Phase | Unterlage | Warum der Auditor sie sehen will |
|---|---|---|
| Vor Eintritt | Beratungsprotokoll, Eignungsfeststellung | Passt die Maßnahme zur Person? |
| Eintritt | Bildungs- oder AVGS-Gutschein, unterschriebener Teilnehmervertrag | Förderfähigkeit und angemessene Vertragsbedingungen (§ 178 Nr. 5 SGB III) |
| Durchführung | Anwesenheitslisten, Fehlzeitenmeldungen, Lernstandsgespräche | Ordnungsgemäße Durchführung und Meldepflichten |
| Vermittlung | Bewerbungsaktivitäten, Arbeitgeberkontakte, Praktikumsnachweise | Eigene Bemühungen um Eingliederung (§ 178 Nr. 2 SGB III) |
| Austritt | Zeugnis oder Teilnahmebescheinigung, ggf. Abbruchprotokoll | Ergebnis und Grund des Endes |
| Nach Ende | Verbleibsabfrage, Feedbackbogen | Eingliederungsquote und Kundenzufriedenheit |
Drei Stellen, an denen Akten im Audit scheitern
Fehlzeiten. Unentschuldigte Fehltage und Abbrüche müssen Sie dem Kostenträger zeitnah melden. Im Audit reicht es nicht, dass die Meldung erfolgt ist; Sie müssen Datum und Weg belegen können.
Verbleib. Die Eingliederungsquote ist ein Kernkriterium. Legen Sie fest, wann nach Maßnahmeende Sie den Verbleib abfragen, und dokumentieren Sie auch die Teilnehmenden, die nicht antworten.
Versionen. Teilnehmerverträge und Bescheinigungen müssen der zum Zeitpunkt gültigen Vorlage entsprechen. Ohne Versionsnummer ist das im Nachhinein kaum zu zeigen.
Papierakte, Excel oder Software?
Eine Papierakte funktioniert bei wenigen Teilnehmenden. Ab mehreren parallelen Maßnahmen verlieren Sie den Überblick, welche Akte unvollständig ist. Excel-Listen zeigen Termine, aber keine Dokumente. Trägerzentrale verknüpft beides: Jeder Schritt erzeugt den passenden Nachweis, fehlende Unterlagen werden markiert, und für das Audit exportieren Sie die Stichprobe gesammelt.
Achten Sie bei der Auswahl auf einen Serverstandort in der EU, einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO und Löschfristen, die zu Ihren Aufbewahrungspflichten passen.
Weiterlesen
- AZAV-Audit vorbereiten – die Checkliste für Bildungsträger
- AZAV-Zertifizierung – Anforderungen, Ablauf und Kosten
- Funktion: Digitales Klassenbuch
Quellen
- Der Paritätische: Neue Bundesdurchschnittskostensätze für Arbeitsfördermaßnahmen
- BA: B-DKS für Maßnahmen der beruflichen Weiterbildung 2026
- BA: B-DKS für Maßnahmen zur Aktivierung und beruflichen Eingliederung 2026
- Weiterbildung Hamburg e.V.: Stellungnahme zu FernUSG und AZAV
- § 178 SGB III
- § 179 SGB III
- §§ 2–5 AZAV