Prüfmappe für den Prüfdienst – in Minuten statt Tagen

Der Prüfdienst der Bundesagentur für Arbeit kündigt sich in der Regel nur zwei bis vier Arbeitstage vorher an. Wer dann Anwesenheitslisten, Gutscheine und Meldungen aus Ordnern und Postfächern zusammensucht, verliert Zeit und riskiert Lücken. Trägerzentrale stellt die Prüfmappe auf Knopfdruck zusammen.

Prüfdienst oder fachkundige Stelle – wer prüft was?

Prüfdienst der Agentur für Arbeit

Prüft im Rahmen der Qualitätsprüfung nach § 183 SGB III, ob eine laufende Maßnahme ordnungsgemäß durchgeführt wird – oft kurzfristig angekündigt und mit Blick auf konkrete Teilnehmer, Termine und Nachweise.

Fachkundige Stelle

Prüft im Zertifizierungs- und jährlichen Überwachungsaudit, ob Träger und Maßnahmen die Voraussetzungen der AZAV weiterhin erfüllen – von der Qualitätssicherung bis zur Teilnehmerakte.

Für beide gilt: Nachweise müssen aus Ihren Unterlagen nachvollziehbar sein. Die Prüfmappe bedient beide Fälle.

Was in die Prüfmappe gehört

Teilnehmerakten.Stammdaten, Gutschein, Vertrag und Verlauf je Teilnehmer – exportierbar mit genau den Teilen, die gebraucht werden.

Anwesenheit und Unterricht.Klassenbuch mit Unterrichtseinheiten und Unterschriften der Teilnehmer.

Meldungen.Fehlzeiten, Nichtantritt und Abbruch – mit Datum und Weg der Übermittlung.

Lernerfolgskontrollen und Abschluss.Prüfung, Austritt und Teilnahmebescheinigung.

Änderungsprotokoll.Wer wann was eingetragen oder geändert hat.

So entsteht die Prüfmappe

Maßnahme und Zeitraum wählen.

Lücken prüfen

Trägerzentrale zeigt vorab, wo Einträge oder Unterschriften fehlen – laufend, nicht erst vor der Prüfung.

Mappe erstellen

Alle Nachweise zur Maßnahme werden geordnet zusammengestellt.

Sicher übergeben

per befristetem Link oder verschlüsselt. Auditoren der fachkundigen Stelle erhalten auf Wunsch einen befristeten Lesezugang auf freigegebene Maßnahmen und Zeiträume.

Aus der Auditpraxis

Hinter Trägerzentrale steht Erfahrung aus über 700 Audits. Die häufigsten Feststellungen sind selten fehlende Prozesse, sondern fehlende Nachweise: eine Meldung, die nicht belegt ist, eine Anwesenheit ohne Unterschrift, eine Korrektur ohne Datum. Genau diese Lücken macht Trägerzentrale sichtbar, solange sie sich noch schließen lassen.

Zum AZAV-Audit-Ratgeber → Audit-Check starten →

Häufige Fragen

Wie kurzfristig kündigt sich der Prüfdienst an?

In der Regel zwei bis vier Arbeitstage vorher. Mit Trägerzentrale liegt die Prüfmappe dann bereits vor.

Wie übergebe ich die Prüfmappe sicher?

Über einen befristeten Link oder verschlüsselt. Für Auditoren der fachkundigen Stelle ist ein befristeter Lesezugang möglich.

Kann ich nur bestimmte Teilnehmer oder Zeiträume übergeben?

Ja. Sie wählen Maßnahme und Zeitraum, Teilnehmerakten lassen sich mit wählbaren Teilen exportieren.

Ersetzt die Prüfmappe die Vorbereitung auf das Audit?

Sie nimmt Ihnen das Zusammensuchen ab. Inhaltliche Fragen der fachkundigen Stelle – etwa zur Qualitätssicherung – beantworten Sie weiterhin selbst; unser Netzwerk aus Beratern und Auditoren unterstützt auf Wunsch.